거래명세서 문서 양식과 작성할 때 주의해야 할 사항

거래명세서는 상업적인 물품 거래나 서비스 제공 등에서 발생한 거래 내용을 판매자가 구매자에게 이상없이 제공했다는 것을 증명하는 문서입니다. 판매자와 구매자 간의 거래를 명확하게 기록하고 양측 간의 혼동을 방지하고 이의 없음을 확인하기 위해 사용됩니다. 주요 내용으로는 거래 일자, 거래 내용(상품 또는 서비스 설명), 수량, 단가, 총 금액, 판매자와 구매자의 정보, 결제 정보 등이 포함됩니다. 이 문서는 거래의 증명서로 활용되기에 내부적으로 중요하게 보관을 하지마 사실 법적 지출 증빙서류는 아닙니다. 다만 거래 분쟁 시 참고 자료로 활용하거나, 부가세 환급이 필요할때 세무서에서 계약서와 함께 제출을 요구할 수도 있습니다. 

 

거래명세서 문서 양식 :

거래명세서.XLS

0.07MB

 

법적 지출 증빙 서류가 아니며 법적으로 정해진 양식은 없습니다. 다만 발행 후 한 장은 판매자, 한장은 구매자가 보관하게 되어있으며 기본적인 거래 내용이 포함되어야 합니다.

거래명세서 문서 양식에 포함할 내용 :

1.거래 내용: 상품명 또는 서비스 내용, 수량, 단가 등을 포함
2.거래 일자: 거래가 이루어진 날짜.
3.거래 금액: 상품이나 서비스에 대한 단위 가격, 수량, 총 금액
4.판매자 및 구매자 정보: 상호명, 주소, 연락처, 사업자등록번호 등
5.결제 정보: 결제 방법, 카드, 현금, 계좌이체 등
6.부가적인 정보: 세금, 할인, 견적서 정보, 배송 정보, 수령자 서명란, 미수금, 등 필요에 따라 작성합니다.

 

거래명세서를 작성할 때 주의해야 할 사항:

 

1.정확성: 거래 내용과 관련된 정보를 정확하게 기록해야 합니다. 오류나 누락된 정보가 없도록 주의해야 합니다.
2.일관성: 모든 거래 명세서는 일관성 있게 작성되어야 합니다. 특히 상품명, 수량, 가격 등의 항목은 일관된 형식을 유지해야 합니다.
3.명확성: 거래 내용을 명확하게 전달하기 위해 간결하고 명확한 언어를 사용해야 합니다. 모호한 용어나 표현은 피해야 합니다.
4.보관: 거래 명세서 보관의 의무는 없습니다. 하지만 반품 a/s 등으로 인하여 장기 보관이 필요할 수 있으므로 스캔하여 안전하게 보관하는 것이 좋습니다. 또한 세무조사가 나올 때 필요하기도 하므로 보관이 필요합니다.

5.인감: 생략해도 무방하지만 분쟁 소지가 있으니 꼭 찍혀있는 것이 좋으며, 법인인감보단 사용인감을 사용하는 것이 좋습니다.