물품 입출고 관리 대장

물품 입출고 관리대장은 기업이나 기관에서 물품의 재고를 파악하고, 물품의 입고와 출고를 관리하기 위해 사용하는 문서입니다. 즉 물품 입출고 관리대장을 작성하는 목적은 물품의 재고 파악하는데 있습니다. 이 문서를 통해 현재 보유하고 있는 물품의 수량과 종류를 파악하면 재고 부족으로 인한 문제를 예방할 수 있으며, 필요한 물품을 적시에 공급할 수 있습니다. 불필요한 물품의 구매를 방지하고, 필요한 물품만 구매하여 비용 절감도 가능합니다. 또한 물품의 입고와 출고 내역을 기록하고 물품의 이동 경로를 파악할 수 있으니, 물품의 분실이나 도난 등의 문제를 예방할 수 있으며, 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

 

물품 입출고 관리대장 양식

 

물품 입출고 관리 대장.xlsx

0.02MB

 

 

erp에서 재고관리 기능을 사용하고 있지 않아서 엑셀로 입출고 관리 대장을 만들었습니다. 내부에 sheet는 입고관리와 출고관리로 나뉘어 있으며, 입고관리에는 발주일자, 담당자, 계정과목, 품목코드, 물품명, 규격, 프로젝트, 입고일자, 공급업체, 수량, 단가, 금액, 위치 정보를 기입하게 하였고, 출고관리는 계약일자, 담당자, 계정과목, 품목코드, 물품명, 규격, 프로젝트, 출고일자, 고객사, 출고수량, 잔여수량, 금액을 기입하게 하였습니다. 회사에서 필요한 내용은 각각의 사정에 따라서 다르겠지만 다음의 내용은 반드시 포함하는 것이 좋습니다. 

 

• 날짜: 물품의 입고 또는 출고 날짜
• 물품명: 입고 또는 출고되는 물품의 이름
• 규격: 물품의 사이즈, 색상, 용량 등 상세사항
• 수량: 입고 또는 출고되는 물품의 수량
• 입고처 또는 출고처: 물품이 입고되는 곳 또는 출고되는 곳
• 품목 코드: 사내에서 관리하고 있는 각 물품 고유 코드
• 위치: 입고된 또는 출고되는 물품이 보관되는 위치

물품 입출고 관리대장 작성 시 주의사항

1. 정확한 기록: 물품 입출고 관리대장은 물품의 입고와 출고를 정확하게 기록하는 것이 중요합니다. 이를 위해 물품의 입고와 출고 시에는 반드시 수량과 종류를 확인하고, 정확하게 기록해야 합니다. 또한 회계연도 말 재고실사 때 입출고 관리대장을 바탕으로 문서 대조가 이루어질 수 있습니다. 
2. 적절한 분류: 물품 입출고 관리대장을 작성할 때는 적절한 분류를 통해 물품을 관리하는 것이 중요합니다. 이를 위해 물품의 종류와 용도에 따라 분류하고, 분류된 항목에 따라 기록해야 합니다.
3. 정기적인 검토: 물품 입출고 관리대장은 정기적으로 검토해야 합니다. 이를 통해 물품의 재고를 파악하고, 필요한 조치를 취할 수 있습니다. 
4. 보안 유지: 물품 입출고 관리대장은 기업이나 기관의 중요한 정보를 담고 있으므로 보안 유지에 주의해야 합니다. 이를 위해 타인의 접근을 제한하고, 비밀번호를 설정하는 등의 조치를 취해야 합니다.
5. 데이터 백업: 물품 입출고 관리대장의 데이터는 주기적으로 백업해야 합니다. 이를 통해 데이터 손실을 예방하고, 안정적인 관리를 할 수 있습니다.
6. 표준화: 물품 입출고 관리대장은 기업이나 기관의 표준화된 양식을 사용하는 것이 좋습니다. 이를 통해 일관성 있는 관리를 할 수 있으며, 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
7. 보관 기간: 물품 입출고 관리대장의 보관 기간은 기업이나 기관의 규정에 따라 다릅니다. 보관 기간을 준수하여 불필요한 자료를 삭제하고, 필요한 자료를 보관해야 합니다.
8. 수정 및 삭제: 물품 입출고 관리대장을 작성한 후에는 수정이나 삭제를 할 때 주의해야 합니다. 이를 위해 수정이나 삭제 시에는 반드시 사유를 기록하고, 관련 부서의 승인을 받아야 합니다.
9. 자동화: 물품 입출고 관리대장을 자동화하여 관리하는 것도 좋은 방법입니다. 이를 위해 프로그램을 개발하거나, ERP 시스템을 도입하는 등의 방법을 고려할 수 있습니다.
10. 교육: 물품 입출고 관리대장을 작성하는 담당자에게는 교육을 실시해야 합니다. 이를 통해 담당자의 역량을 강화하고, 효율적인 관리를 할 수 있습니다.