경비인정과 법정지출증빙 서류

ㅣ경비인정이란?  

개인은 소득에 대해 세금을 매기지만, 기업은 수익에서 비용을 제하고 남은 비용에 대해 세금을 매깁니다. 즉 비용이 커질수록 내야할 세금은 줄어듭니다. 그렇다고 기업이 지출한 모든 비용을 인정하지 않고 세법 상으로 인정되는 비용이 정해져있는데 이걸 '경비인정'이라고 합니다. 경비 인정을 받기 위해선 비용이 업무과 관련성이 있어야 하며, 이를 입증할 수 있는 증빙서류 즉 '법정지출증빙'를 첨부해야합니다.

 

경리 실무자로서 가장 기본이 되는 업무가 바로 이 법정지출증빙을 관리하는 것입니다.

 

ㅣ법정지출증빙 종류

3만원 까지는 신용카드매출전표, 세금계산서, 계산서, 현금영수증, 간이영수증 중 하나를 증빙으로 첨부해야 경비 인정이 되고 3만원 초과시 신용카드매출전표, 세금계산서, 계산서, 현금영수증 중 하나를 증빙으로 첨부해야 경비 인정이 됩니다.

즉 간이영수증은 3만원까지만 지출증빙자료로 사용할 수 있습니다. 3만원 초과되는데 간이영수증으로 첨부하면 가산세2%를 부담하고 경비인정됩니다.

 

증빙의 종류를 좀더 자세히 알아보면 아래와 같습니다.

 

자산취득	토지,건물 등 부동산, 보증금	매매계약서, 이체확인증 등 소명자료
	재고자산, 차량운반구, 기계장치구입	세금계산서 등 법정지출증빙
비용지출	물품,서비스 구입	세금계산서 등 법정지출증빙
	인건비	원천징수영수증
	접대비 (1만원이하)	세금계산서 등 법정지출증빙, 간이영수증 가능
	접대비 (1만원초과)	세금계산서 등 법정지출증빙
	거래처 경조사비 (20만원이하)	청첩장 등
	거래처 경조사비 (20만원초과)	세금계산서 등 법정지출증빙
	임직원 경조사비 (사내규정)	청첩장 등
	그 외 일반 비용 (3만원이하)	세금계산서 등 법정지출증빙, 간이영수증 가능
	그 외 일반 비용 (3만원초과)	세금계산서 등 법정지출증빙

 

ㅣ거래처 경조사비

거래처에서 청첩장을 받게 되었을 때 현금을 찾아서 회사이름으로 축의금을 전달하게 됩니다. 계좌이체, 법인카드 사용 등의 금융거래가 아닌 현금 거래를 하게 될 경우 현금출납장을 작성하여 현금이 오간 기록을 해야합니다. 이 서류를 만들고 관리한 적이 없을 때에는 결혼식장에 참석하는 직원의 사비로 축의금을 먼저 전달한 후, 청첩장과 지출결의서(사용금액, 사용처, 사유 등을 작성)를 받고 직원에게 계좌이체하는 방식으로 처리하면 현금출납장 작성을 하지 않아도 됩니다. 

 

ㅣ임직원 경조사비

일반적으로 사내 규정에서 경조사비의 구체적인 금액을 규정하고 있습니다. 20만원 이하인 경우 청첩장만으로도 증빙이 가능하며 복리후생비로 처리할 수 있습니다. 하지만 사회통념상 타당한 범위의 경조사비가 아니라면, 세무조사에서 문제의 소지가 있는 금액이라면 이를 초과하는 금액은 급여로 보고 원천징수를 해야합니다. 

 

ㅣ자가운전보조금

직원이 업무상 차량을 이용하면서 유류비와 통행료 등이 발생할 경우, 지출결의서, 카드매출전표 등을 받아서 실비로 정산합니다. 법정지출증빙을 바탕으로 기업은 경비인정을 받을 수 있습니다. 그런데 만약 직원 급여에 자가운전보조금 20만원 비과세로 들어가 있는 경우라면, 시외에서 사용한 비용에 대해서만 비용은 인정받을 수 있습니다. 편법적인 방법으로 자가운전보조금을 받는 A 직원 대신 받지 않는 B 직원으로 실비정산을 하기도 합니다만 정석대로 처리하는 것이 경리 실무자의 도리가 아닐까 합니다. 

 

ㅣ기장을 맡길 경우 증빙서류 정리 방법

세금계산서, 계산서 : 회계사무실에서 홈택스로 조회 가능합니다. 하지만 자산 취득이나 R&D 연구과제 비용이라던가 특이사항의 경우는 별도로 기입하여 전달하는 것이 일처리하는데 편리합니다. 

고정자산 취득 관련 : 차량, 건물, 토지 등 취득할 경우, 취득관련 경비는 취득원가로 산입하여 회계처리합니다. 대출 할부가 있을 경우 상환스케쥴표, 이자율 등을 명시하여 계약서, 세금계산서, 계산서, 영수증 등과 함께 회계사무실로 전달합니다. 그리고 당기 비용으로 처리하지 않으며 유형자산명세서를 받아 적절하게 처리하였는지 확인합니다.

일반 영수증 : A4용지에 붙여서 스캔하거나 영수증이 없이 경비가 지출되었다면 지출결의서를 작성하는 등의 방법으로 회계사무소에 전달합니다. 그중 특히 불공제 사유에 해당하는 접대비, 차량유지비 등은 따로 정리하는 것이 좋습니다.

카드 매입전표 : 카드사 홈페이지에서 이용대금명세서, 사용내역서 (회계용 엑셀파일)를 다운받고 불공제 사유에 해당하는 접대비, 차량유지비 등은 비고란게 기재하여 회계사무실로 전달합니다.

통장 내역 : 은행 홈페이지에서 거래내역을 엑셀로 다운받아, 특이사항을 기재하고 회계사무실에 전달합니다.

대출 내역 : 은행 홈페이지에서 대출 실행일, 이자율, 만기일, 이자납입내역서 등을 다운받아 회계사무실에 전달합니다.

보험 내역 : 보험증권과 함께 보험기간, 납입액 등을 파악하여 회계사무실에 전달하고, 선급비용으로 처리되었는지 확인합니다.

그외 : 주주명부 변경, 투자로 인한 자본금 변경 등이 생길때 관련서류를 모아 회계사무실에 전달합니다.